10 Methoden für gute Moderation

Um Besprechungen effizient zu gestalten, ist das Vorhandensein einer Moderation eine absolute Grundbedingung. Das allein reicht aber nicht aus. Moderation ist ein Handwerk, das man erlernen kann und dessen gute Umsetzung Besprechungen für alle Beteiligten zu einer besseren Erfahrung machen können. Im Folgenden findest Du 10 Methoden, die Deine Moderation auf ein neues Level bringen.

Den Raum sinnvoll nutzen

Überlege, wo „vorne“ ist und etabliere dort Deine „Bühne“, also einen Bereich, wo Du ein paar Schritte gehen kannst. Dort sollten auch alle Hilfsmittel stehen, z. B. der Flipchart-Ständer, ein (digitales) Whiteboard, eine Moderationswand oder die Projektionsfläche für die Powerpoint. Eine Moderation von vorne ist immer wirksamer als eine Position inmitten der Kolleg*innen.

Die Sitzordnung sollte nach Möglichkeit so sein, dass sich alle Anwesenden gut sehen können. Stuhlkreis oder U-Form bieten sich hier am besten an.

Körpersprache aktiv einsetzen

Moderator*innen leiten das Meeting, sie haben also eine besondere Rolle. Und diese Rolle sollte in der Körpersprache sichtbar werden. Je mehr Du inhaltlich führen möchtest, desto mehr solltest Du aufstehen, Dich nach vorne begeben und im Stehen weiter moderieren. Wenn Du die Diskussion laufen lassen möchtest, kannst Du Dich auch gerne wieder hinsetzen. Es ist auf jeden Fall nicht sinnvoll, sich hinter seinem Laptop zu „verstecken“. Wenn Du einen Laptop brauchst, dann drehe ihn etwas seitlich oder klappe ihn zwischendurch immer wieder zu. Damit signalisiert Du, dass nicht der Laptop, sondern die Anwesenden Dein Hauptinteresse sind.

Dein Blick sollte möglichst häufig auf dem Sprechenden ruhen und nicht zu lange auf dem eigenen Bildschirm oder persönlichen Notizen. Auch sollte Dein Blick immer wieder durch die Gruppe schweifen, um Stimmungen/Reaktionen mitzubekommen und Wortmeldungen zu sehen. Eine aufmerksame Moderation kann schon anhand der Körpersprache sehen, wem sie zeitnah das Wort erteilen sollte, um frühzeitig (emotionalen) Wortbeiträgen Raum zu geben.

Das Energielevel im Raum erkennen und managen

Diskussionen können für alle Beteiligten anstrengend und ermüdend sein. Als Moderation solltest Du Dich immer wieder fragen, ob das Energielevel noch gut ist oder ob es immer mehr sinkt. Das spürt man oft ganz intuitiv, aber man kann es auch wahrnehmen: weniger, aber längere Wortbeiträge, lange Stille dazwischen, Gähnen, Nebengespräche, viel Bewegung auf den Stühlen, viele Toilettengänge.

Sinkt die Energie im Raum, dann ist es Aufgabe der Moderation, zu handeln. Oft haben wir schon erlebt, dass die Moderation das aber nicht erkannt hat und es erst zu spät durch einen Teilnehmenden angesprochen wurde. Damit verliert man an Glaubwürdigkeit in seiner Funktion als Moderation. Gleichzeitig etabliert sich die Person, die es mitbekommen und angesprochen hat, zum inoffiziellen Moderator. Die meisten Menschen folgen der Person am liebsten, die ihre Funktion gut ausfüllt.

Was kann ich also tun, wenn das Energielevel sinkt? Hier gibt es eine Reihe von Möglichkeiten:

• eine Pause machen
• Lüften
• nach dem aktuellen Energielevel fragen und überlegen, wie man weitermacht
• Humor ins Spiel bringen (Lachen gibt einer Gruppe wieder Energie)
• das Thema zusammenfassen, eine Entscheidung treffen oder es abmoderieren

Und wenn Du Glück hast (oder Du richtig gut in der Moderation bist), dann schaffst Du es, das sinkende Energieniveau schon zu bemerken, bevor es Deine Kolleg*innen tun und damit leistest Du einen guten Dienst, für den alle sehr dankbar sind.

Aktives Zuhören

Neben dem direkten Blickkontakt zum Sprechenden sind Kopfnicken und „Mmmh“ einfache Möglichkeiten, seinem Gegenüber Aufmerksamkeit und Interesse zu vermitteln. Mit aktivem Zuhören signalisiert man der Gruppe: Ich nehme hier jeden Wortbeitrag ernst und gebe diesem Raum. Insbesondere die verbalen „Quittungstöne“ wie „Mmh“ ermöglichen der Moderation zudem, leicht „dazwischenzukommen“, wenn man den Redefluss unterbrechen oder lenken möchte, z.B. mit

„Mmmh, mmmh, Ok. Was mich aber hier auch noch interessieren würde, ist, wie andere über das Thema denken.“

Paraphrasieren

Paraphrasieren bedeutet, das Gesagte mit eigenen Worten zu wiederholen. Ein paar beispielhafte Formulierungen:

 „ich versuche mal zu sagen, was ich verstanden habe“

„es geht Ihnen also darum, dass…“

„Ich sag’s mal mit meinen Worten: „

„Wenn ich es richtig verstanden habe, dann schlagen Sie vor…“

Zusammenfassen der Inhalte

Wenn viel diskutiert wird, schwirren oft allen Beteiligten die Köpfe und man verliert leicht den Überblick. Hier ist es oft total erleichternd und Orientierung gebend, wenn die Moderation den bisherigen Diskussionsverlauf noch einmal kurz zusammenfasst.

Offene Fragen stellen

„Wer fragt, der führt.“ ist eine bekannte Weisheit. Auch wenn die Grundhaltung der Moderation die Neutralität ist, gibt es immer wieder Momente, in denen es hilfreich ist, die Diskussion in eine gewisse Richtung zu lenken, z.B. um das inhaltlich breiter zu diskutieren oder einzelne Aspekte zu vertiefen, die wichtig erscheinen. Offene Fragen können auch gut am Ende von Zusammenfassungen gestellt werden:

„Wir haben jetzt viel über […] und […] diskutiert. Das Thema […] haben wir bisher gar nicht angesprochen. Mich würde interessieren, was ihr darüber denkt.“

Ziele klären

Manchmal steht ein Thema einfach nackt im Raum. Wir sollten über XY sprechen.

• Information
• Diskussion / Meinungen einholen
• Entscheidung

Ziel im Fokus halten

Zu jedem Tagesordnungspunkt gibt eine Überschrift und damit verbunden auch ein Ziel. Die Aufgabe der Moderation besteht darin, dieses Ziel immerzu im Blick zu haben und Ausschweifungen galant wieder zurück auf die ursprüngliche Fragestellung zu lenken.

Tipp: Wenn ich als Moderation merke, dass immer wieder ähnliche Argumente fallen (nach dem Prinzip: es wurde zwar schon alles gesagt, aber noch nicht von jedem), kann ich die Diskussion problemlos einschränken: „Mein Eindruck ist, dass sich die Argumente zunehmend ähneln. Daher möchte ich nur noch um Wortmeldungen mit neuen Argumenten bitten.“

Gerade, wenn die Zeit knapp ist, sind die meisten dankbar für eine solch straffe Moderation.

Visualisieren, Visualisieren, Visualisieren

Viele von uns sind Augentiere. Es fällt uns schwer, dem ausschließlich gesprochenen Wort lange zu folgen. Dabei ist es so einfach, die wesentlichen Aspekte zu visualisieren. Entweder im digitalen Live-Protokoll oder auf dem Whiteboard oder Flipchart. So haben alle jederzeit Orientierung und können besser dem Diskussionsverlauf folgen. Und: schafft man es nicht schnell genug, die Wortbeiträge aufs (digitale) Papier zu bringen, dann ist das Tempo oft zu hoch. Hier darf man Mut zur Langsamkeit entwickeln: Wir machen erst weiter, wenn wir das niedergeschrieben/visualisiert haben.

Am besten ist es, wenn alle gemeinsam auf das genutzte Medium schauen. Was für Online-Formate in Ordnung ist, wirkt in Präsenz eher vereinzelnd – jeder schaut auf seinen Bildschirm, aber es ist kein gemeinsames Produkt und Erleben. Insofern hat bei digitalen Notizen ein Beamer und bei analogen Notizen das für alle sichtbare Flipchart einen echten Mehrwert.

Und ganz wichtig: Visualisierungen müssen überhaupt keine langen Texte sein. Oft reichen Stichworte oder sogar grafische Darstellungen. Ein paar bunte Kästen und Pfeile erleichtern das Denken enorm.