Es ist zu einem großen gesellschaftlichen Problem geworden: an allen Ecken und Kanten fehlen Arbeitskräfte und alle Bemühungen neues Personal zu rekrutieren führt nur selten zu befriedigenden Ergebnissen. Entweder sind es zu wenige Menschen, die sich finden lassen, sie sind nicht ausreichend qualifiziert oder gar beides.

Das ist insofern problematisch, weil es zunehmend ernsthafte Konsequenzen innerhalb der Organisation hat. Die Arbeitsmenge türmt sich in schwindelerregende Höhen auf und die Kunden sind zunehmend unzufrieden wegen der schlechten Erreichbarkeit und der langen Bearbeitungszeiten.

Durchalteparolen

Das „Ärmelhochkrempeln“ und wir halten so lange durch bis die Neuen da sind, zeigt sich zunehmend als nett gedachter Motivationsmoment, der nun durch die Realität eingeholt wird: es kommen zu wenig Neue und die sind noch lange nicht so arbeitsfähig, wie man es bräuchte, um endlich mal wieder etwas entspannter zu arbeiten. Und damit schlingern wir sehenden Auges in vielen Bereichen in einen kollektiven Burnout.

Lösungsansätze

Was also tun, wenn die Situation scheinbar ausweglos ist?

Einen Dialog beginnen

Wir brauchen einen intensiven Dialog innerhalb der Organisation über alle Hierarchieebenen. Worüber? Darüber, welche Qualität und welche Quantität realistisch ist, wenn man nicht massenhaft Leute im Burnout verlieren möchte.

Strukturen und Prozesse hinterfragen

In den letzten Jahrzehnten haben sich in vielen Organisationen Prozesse und Strukturen etabliert, die weder für den Kunden noch intern einen höheren Zweck erfüllen. Vieles wird gemacht, weil es sich irgendwann mal jemand so ausgedacht hat. Viele Prozesse sind alles andere als effizient und zielführend. Und alle diese Strukturen, all diese Prozesse müssen angeschaut werden, weil sie alle Zeit kosten.

Die Qualität hinterfragen

Dieses Thema ist in Deutschland und auch in manchen Branchen nur schwer zu thematisieren. Die Qualität zu reduzieren kommt einer Todsünde gleich. Doch lohnt es sich im Sinne des Pareto-Prinzips, aber auch aus Kundensicht zu hinterfragen, was am Ende wirklich wichtig ist. Braucht es das Formular mit den vielen Feldern oder reicht auch eine kurze Rückmeldung per Mail? Müssen wir uns jedesmal alles schriftlich bestätigen lassen oder können wir auch damit leben, wenn es ab und zu schief geht?

Digitalisierung konsequent nutzen

Digitalisierung heißt nicht nur eine Software zu benutzen, sondern Software sinnvoll entlang der kompletten Prozesskette einzusetzen und Medienbrüche zu vermeiden. Wenn ein Kunde ein Formular ausdruckt, ausfüllt, per Post verschickt und es anschließend eingescannt und von Hand bearbeitet wird, dann sind das eindeutig viel zu viele Schritte.
Wenn ich alternativ Webformulare anbiete, damit Kunden selbst ihre Daten eintragen können, ist hier Benutzerfreundlichkeit der Webanwendungen oberstes Gebot. Denn solche Angebote werden nur genutzt, wenn sie einfach und intuitiv ist.

An gemeinsamen Zielen über alle Hierachieebenen arbeiten

Silo-Denken ist eines der schädlichsten Dinge, die einer Organisation passieren kann. Nicht nur, dass Dinge doppelt und dreifach gedacht werden, es geht auch viel Energie bei Machtkämpfen verloren, Ressourcen werden nicht sinnvoll eingesetzt und am Ende fehlt es an der gemeinsamen Kraft, die man entwickeln könnte, wenn alle auf gemeinsame Ziele einzahlen.