Arbeitsunterbrechungen
Arbeitsunterbrechungen kennen wir alle: kaum hat der Arbeitstag begonnen, klingelt das Telefon, kommen die E-Mails rein und steht der Kollege in der Tür, der nur eine kurze Absprache machen möchte. Wäre es nicht schön, wenn Du einfach mal ungestört arbeiten könntest?
Kann man Unterbrechungen vermeiden?
Letztendlich hängt das sehr von Deiner Tätigkeit ab. Wenn Du in einer Feuerwehrleitstelle arbeitest, dann gilt es immer bereit zu sein für externe Ereignisse. In vielen anderen Jobs kann man jedoch Einfluss darauf nehmen. Die Erfahrung zeigt, dass viele zu wenig aktiv dafür tun, um Unterbrechungen zu vermeiden. Hier zwei Beispiele:
Teamleiterin Frau Peters möchte „immer ansprechbar“ für ihre Mitarbeitenden sein. Das macht für sie eine gute Führungskraft aus.
Herr Müller möchte seinen Vorgesetzten beweisen, dass er im Homeoffice auch wirklich arbeitet. Dazu versucht er immer für alle erreichbar zu sein.
In beiden Fällen hat die ständige Erreichbarkeit eine klare Ursache. Die Strategie ist aber nicht zielführend, weil man es auch anders lösen kann, ohne permanent unterbrochen zu werden. Manchmal gilt es also zuerst an der inneren Einstellung zum Thema Erreichbarkeit zu arbeiten, bevor man konkrete Maßnahmen ergreift.
Tipps zur Reduzierung von Unterbrechungen
Unterbrechungen durch Telefonate von extern
- Stell im Team einen Zeitplan auf, wer von wann bis wann die externen Anrufe annimmt und leite entsprechend alle Telefonate auf diese Nummer um. So können alle in einem Großteil der Zeit störungsfrei arbeiten und sind dann während ihrer Telefonschicht komplett aufs Telefonieren fokussiert.
- Trage dazu bei, dass innerhalb Deiner Organisation ein Telefonbereich eingerichtet wird, der die Anrufe entgegennimmt und häufige Fragen direkt klären kann. Alle weiteren Anfragen werden an die zuständigen Kolleg*innen weitergeleitet und per Rückruf bearbeitet. Der Vorteil am Rückruf ist, dass man selbst entscheidet, wann man zurückruft.
Unterbrechungen durch Emails
Die Allerwenigsten brauchen eine E-Mail-Sichtung in Echtzeit, in den meisten Fällen dürfen mehrere Stunden vergehen, bevor man eine E-Mail öffnet. Deswegen: stell die automatischen Abrufintervalle Deines E-Mailprogramms aus und ruf die Mails manuell ab, wenn es gerade gut passt. Innerhalb des Teams empfiehlt es sich für schnelle Nachfragen Chat oder Telefon zu nutzen.
Unterbrechungen durch Familie im Homeoffice
Auch wenn es erst mal ungewohnt ist: Wer im Homeoffice arbeitet, sollte mit seiner Familie klare Vereinbarungen treffen: Wann ist man ansprechbar? Wann braucht man Ruhe? Wie organisieren wir, dass die Kinder nicht in die Telefonkonferenz reinplatzen? Bei vielen gehört das mittlerweile zur täglichen Routine: sich morgens absprechen, wie der Tag für alle gut funktioniert.
