Tipps für effiziente Meetings (Meeting-Regeln)

Zu viele Meetings, zu lange Meetings, endlose Diskussionen, irrelevante Themen, falsche Prioritäten, aus dem Ruder laufende Zeitpläne – effiziente Meetings sind leider immer noch eine Seltenheit. Im Folgenden gibt es klare Tipps, wie Du Meetings effizienter machen kannst.

Warum lohnen sich effizientere Meetings?

• Meetings kosten viel Zeit – und zwar von mehreren Personen gleichzeitig – Jede ineffiziente Minute multipliziert sich mit der Anzahl der Anwesenden. In Zeiten von Fachkräftemangel und ständiger Überlastung ein absolutes Unding. Siehe hierzu auch: Wie Du Meeting-Marathons vermeiden kannst.
• Meetings kosten viel Geld – bei einem durchschnittlichen Brutto-Stundenlohn von ca. 22 Euro in Deutschland im Jahr 2022 (Quelle: Statista) ist offensichtlich, dass unnötig lange oder nicht produktive Meetings richtig ins Geld gehen.
• Schlecht gemachte Meetings nerven – so viele Menschen beklagen sich über ineffiziente Meetings in ihrer Organisation. Warum also sollte man Meetings nicht zu einer guten Erfahrung machen?
• Meeting-Zeit ist kostbar fürs Team – insbesondere in Zeiten von viel Homeoffice werden Meetings zu einer sehr kostbaren Zeit für das Team. Es ist ein (virtueller) Raum der Begegnung, welcher bewusst eingesetzt den Teamgeist fördern kann. Führt man Meetings durch, ohne sich dieses Potenzials bewusst zu sein, ist das schlicht ein Führungsfehler.

Vorbereitung eines Meetings

• Die Tagesordnung wird vorab von einer Person angelegt. Der Ort, an dem die Tagesordnung liegt, ist allen bekannt und alle Teilnehmenden haben Schreibrechte, sodass jeder selbstständig Tagesordnungspunkte hinzufügen kann.
• Alle Informationen, die für den jeweiligen Tagesordnungspunkt wichtig sind, wurden vorher zusammengestellt und ggf. im Protokoll hinterlegt.

Hier zeigt sich sehr deutlich, dass gute Meeting-Vorbereitung Zeit braucht und sehr gewissenhaft durchgeführt werden sollte. Alles andere kostet Zeit während des Meetings und diese Zeit ist die Zeit von allen.

Kostenfalle ineffiziente Meetings:

Peter ist zusammen mit 9 anderen Kolleg*innen in einem Team. Früher wurden die wöchentlichen Meetings einfach irgendwie gemacht. Seit sie eine effiziente Meetingkultur eingeführt haben, hat sich die Meeting-Zeit von 90 Minuten auf 45 Minuten halbiert. Damit sparen Sie pro Woche 450 Minuten Arbeitszeit im Gesamtteam und im Monat 1800 Minuten, d.h. 30 Stunden!

Welche Rollen sollten in einem Meeting vergeben werden?

1. Moderator*in: Die Aufgabe der Moderation besteht darin, durch das Meeting zu leiten, Teilnehmende das Wort zu erteilen, auf Lösungsorientierung zu achten, Zwischenergebnisse zusammenzufassen, in enger Abstimmung mit dem*der Protokollant’in die Ergebnisse festzuhalten und die Zeit im Blick zu halten (wenn es keine separaten Zeitwächter*innen gibt). Was Du sonst noch bei der Moderation beachten solltest, findest Du in dem Beitrag „10 Methoden für gute Moderation„.
2. Protokollant*in: ein Protokoll soll die Ergebnisse des Meetings bzw. Aufgaben, die sich daraus ergeben für alle transparent sichern. Optimalerweise wird ein Protokoll live erstellt und per Beamer/Bildschirmteilen oder mittels einer Software, wo alle in Echtzeit das Geschriebene sehen können (z.B. Microsoft OneNote, Confluence) während der Sitzung geteilt. Wichtig ist, dass Protokollant*in und Moderator*in so gut zusammenarbeiten, dass die Protokollführung eine angenehme Erfahrung ist. Oft hetzen die Protokollant*innen die ganze Zeit dem Redefluss hinterher. Eine gute Moderatorin wartet immer wieder ab, bis das Relevante notiert ist, bevor sie die Diskussion weiterlaufen lässt.
3. Zeitwächter*in: die Aufgabe dieser Rolle besteht darin, die Zeit im Blick zu halten (sowohl die Gesamtzeit des Meetings, als auch den Zeitrahmen jedes einzelnen TOPs). Diese Aufgabe wird oft auch von der Moderation übernommen.

Welche Meeting-Regeln sollten beachtet werden?

• es muss immer eine Moderation geben
• es muss immer (Live-)Protokollierung geführt werden
• Timeboxing wird gelebt (klare Zeitfenster für einzelne TOPs und Gesamtdauer)
• komplexe Sachverhalte werden von dem*der Moderator*in visualisiert
• Wortmeldungen per (virtuellem) Handzeichen anzeigen. Wenn gerade wenige Wortbeiträge sind, kann man auch ohne vorheriges Signalisieren sprechen.
• ein Thema wird nur so tief / im Detail behandelt, wie es für alle Anwesenden nachvollziehbar und relevant ist. Alle haben jederzeit das Recht darauf hinzuweisen, dass es gerade zu speziell wird und das Thema zu anderer Zeit bzw. in anderer Personenkonstellation weiter diskutiert werden sollte. Trotzdem sollte eine gewisse Themenbreite erhalten bleiben, damit alle voneinander ein Gefühl haben, womit sich die Kolleg*innen beschäftigen.

Wie läuft ein gutes Meeting ab?

• der (Online-)Meetingraum sollte optimalerweise schon 15 Minuten vorher zur Verfügung stehen, damit alle, die Lust auf ein informelles Gespräch haben, diese Gelegenheit nutzen können (das ist ein Instrument, Teamzusammenhalt zu stärken)
• Check-in-Runde (Check-in-Fragen für Meetings)
• Vorstellung der Tagesordnung, gemeinsames Schätzen des Zeitaufwandes der einzelnen Tagesordnungspunkte, gemeinsame Priorisierung/Festlegung der Reihenfolge der TOPs
• Besprechung der Tagesordnungspunkte
• 5-10 Minuten Pause nach 45-60 Minuten (Lüften, Bewegen, Trinken)
• Wenn ein Tagesordnungspunkt länger dauern sollte als geplant, spricht der Moderator dies frühzeitig an und die Gruppe entscheidet gemeinsam, wie damit umgegangen werden soll (weitermachen zu lasten von anderen TOPs oder verschieben auf einen anderen Termin)
• Check-out-Runde, ggf. kurze Retrospektive des Meetings