Wenn Du von der täglichen Mailflut überwältigt wirst, gibt es hier ein paar hilfreiche Tipps:

1. Mailflut reduzieren

Der erste Schritt besteht darin, die Anzahl der Mails auf das Wesentliche zu reduzieren

• Wer ist Urheber der Mails? Kann ich verhindern, dass ich diese Mails erhalte? Kann es sein, dass alle in unserer Organisation über zu viele Mails klagen und alle sich genau diese Mails gegenseitig schicken? Welche Mails sind wirklich wichtig für mich?
  • Innerhalb der Organisationseinheit vereinbaren, weniger Infos per Mail zu schreiben, sondern stattdessen interne Datenbanken / Wikis zu nutzen (Wechsel von Push-Infos zu Pull-Infos)
  • Arbeitsaufträge nicht per Mail, sondern per Projekt- oder Aufgabenmanagementtool schicken.
  • innerhalb der Organisation eine Vereinbarung treffen, wer wem E-Mails schreiben „darf“
  • Newsletter abbestellen (oder in „Read-Later-App“ umleiten)

2. Effizienter Umgang mit notwendigen Mails

Jene Mails, die inhaltlich wichtig sind oder die Du nicht abmoderieren kannst, gilt es dann effizient zu verwalten. Hier ein paar Tipps:

Betreff

Alle hier dargestellten Tipps zum Mail-Betreff sind für Sender und Empfänger relevant. Entsprechend ist es hilfreich, wenn man Betreff-Standards (z.B. im Rahmen von Vereinbarungen zur Zusammenarbeit) im Team oder der eigenen Organisationseinheit verbindlich vereinbart, damit möglichst viele daran mitwirken.

• Betreff möglichst aussagekräftig, damit man sofort weiß, um was es geht
• bei kurzen Mitteilungen, alles in den Betreff schreiben (Beispiel: Teamtreffen am 23.06. um 13.00 Uhr). So muss man nicht irgendwo ganz unten im Mailtext nach der relevanten Info suchen.
• Label verwenden wie: Info, Dringend, Rückrufbitte, Terminanfrage, Terminbestätigung, Projekt XY
• RE: RE: Re: RE: Re: RE: Aw: RE: RE: re: auf ein Re: reduzieren

Strukturen schaffen

• Dringende/Wichtige Mails als Favoriten markieren und anschließend Filter auf Favoriten setzen, sodass nur noch die wenigen Favoriten-Mails angezeigt werden
• Inbox Zero als Ideal: Für Viele ist es sehr beruhigend, wenn ihr Posteingang leer ist bzw. nur wenige Mails darin sind. Um dies zu erreichen, sollten Mails nach Erledigung in entsprechende thematische Ordner wegsortiert oder archiviert werden. Mails, die erst in einigen Tagen/Wochen erledigt werden müssen mit einer Erinnerung versehen oder als Aufgabe anlegen und dann ebenfalls wegsortieren. So sind immer nur die relevantesten Mails im Blick.
• Tipp: Versuche immer nur so viele Mails in Deinem Posteingang zu haben, dass Du nicht scrollen musst
• Automatische Filter einrichten: Mails, die normalerweise keine Aktion Deinerseits erfordern, kannst Du per Filter automatisch in den entsprechenden Ordner verschieben lassen.

Ablenkungen vermeiden

• nur 2-3 mal am Tag Mails abrufen, um nicht permanent durch neue, eingehende Mails abgelenkt zu werden
• Suchfunktion/Filter nutzen, um möglichst schnell zu den relevanten Mails zu kommen und nicht „unterwegs“ über Dutzende andere Mails zu stolpern, die Deine Aufmerksamkeit ziehen und Dir ggf. die Stimmung vermiesen
• Suchfunktionen/Filter nutzen, um nur wenige Mails gleichzeitig zu sehen