Wie Du Meeting-Marathons vermeiden kannst

An manchen Tagen reiht sich im Kalender ein Meeting ans Andere. Und wenn diese in Form von Videokonferenzen stattfinden, ist das Problem perfekt: keine Pause, kein Durchatmen, kein Vor- oder Nachbereiten. Wir hören in unseren Seminaren immer wieder, wie sehr das alle Beteiligten belastet.

Was kann ich als Entscheider*in tun, um Mitarbeitende vor Meeting-Frust zu bewahren?

Grundsätzlich sollte es in jeder Organisation eine Meeting-Richtlinie geben, die Besprechungs-„Wildwuchs“ verhindert. Diese sollte optimalerweise mit den Mitarbeitenden zusammen entwickelt und regelmäßig im Rahmen von Retrospektiven überprüft und aktualisiert werden. In diesem Rahmen sollten dann auch gleich die Notwendigkeit und Länge jedes Meetings hinterfragt werden. Hier ein paar Beispiele für mögliche Inhalte:

• Freitag ist Meeting-freier Tag
• Kein Meetings darf zwischen 12 und 13 Uhr (Mittagspause) stattfinden.
• Meetings beginnen zur vollen oder halben Stunde.
• Jedes Meeting enden spätestens 10 Minuten vor der halben oder vollen Stunde, damit eine kleine Pause zwischen den Meetings bleibt.
• Jeder darf zwischendurch zeitweise seine Kamera ausschalten.
• Jedes Meeting sollte moderiert werden, um einen effizienten Ablauf und das Einhalten der Zeiten zu garantieren. (Tipps für gute Meetings)

Der Vorteil einer Meeting-Richtlinie ist, dass sie für alle gilt und sich nicht jeder selbst seine Freiräume erkämpfen muss.

Wie kannst Du selbst tun, um nicht im Meeting-Wahn unterzugehen?

Da es in vielen Organisationen (noch) keine Meeting-Richtlinie gibt, bleibt nur, dass sich alle einzeln darum bemühen, dass sie den Meeting-Marathons gewachsen bleiben.

• Blocke Dir Zeiten im Kalender für Dich, an denen keine Meetings stattfinden können.
• Vereinbare mit Deinen Kolleg*innnen die Meetings 10 Minuten früher als üblich zu beenden.
• Überlege Dir, welche Meetings für Dich wirklich wichtig sind und ziehe Dich aus den anderen raus.
• Sprich Deinen Vorgesetzten darauf an, dass eine Meeting-Richtlinie gebraucht wird.

Welche Fragen helfen dabei Meetings zu reduzieren?

• Muss ich teilnehmen oder reicht es, mir hinterher das Protokoll anzusehen?
• Muss ich selbst teilnehmen oder kann auch jemand für mich in Vertretung hingehen?
• Muss ich die ganze Zeit dabei sein oder kann ich auch nur für einen für mich relevanten Tagesordnungspunkt anwesend sein?
• Müssen die Meetings so lang sein oder können wir sie nicht kürzer machen?
• Was kann ich dazu beitragen, dass die Meetings effizienter werden, z.B. kurze eigene Wortbeiträge oder selbst die Moderation übernehmen?